Polityka prywatności
Wersja z 25.08.2026
Poniżej wyjaśniamy, jakie dane osobowe przetwarzamy, w jakim celu, na jakiej podstawie, jak długo je przechowujemy i jakie masz wobec nas prawa. Staraliśmy się napisać to zrozumiale — jeśli coś budzi wątpliwości, napisz do nas.
1. Kto jest administratorem Twoich danych
Administratorem Twoich danych osobowych jest VSTREFA Sp. z o.o. z siedzibą przy al. Jana Pawła II 80/4, 00-175 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0001224934, NIP 5253080428, REGON 544048422.
We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych możesz napisać na adres kontakt@vstrefa.com. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych — obowiązek ten nas nie dotyczy.
Ta polityka opisuje sytuacje, w których to MY decydujemy o celach i sposobach przetwarzania. Osobną sprawą jest korespondencja przychodząca do naszych klientów: tam administratorem jest klient, a my działamy na jego polecenie. Zasady tego powierzenia opisuje §13 Regulaminu świadczenia usług.
2. Jakie dane przetwarzamy
Zakres zależy od tego, w jakiej jesteś z nami relacji. Poniżej pełny wykaz.
| Kogo dotyczy | Jakie dane |
|---|---|
| Osoba wypełniająca formularz zamówienia | Imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, dane reprezentowanej firmy (nazwa, adres, NIP, REGON, KRS) |
| Osoba podpisująca umowę | Imię i nazwisko, funkcja, numer PESEL, rodzaj i numer dokumentu tożsamości, adres e-mail, numer telefonu |
| Osoba upoważniona do odbioru korespondencji | Imię i nazwisko, numer PESEL, numer dokumentu tożsamości |
| Użytkownik Panelu Klienta | Adres e-mail (jest jednocześnie loginem), zaszyfrowane hasło, historia korzystania z panelu |
| Klient rozliczany fakturą | Dane niezbędne do wystawienia faktury oraz historia płatności |
| Osoba dzwoniąca na nasz numer | Nagranie rozmowy, numer telefonu, data i czas połączenia |
| Osoba pisząca przez formularz kontaktowy | Imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, treść wiadomości |
| Odwiedzający stronę | Adres IP, rodzaj przeglądarki, odwiedzone podstrony, dane z plików cookies |
Numery PESEL i numery dokumentów tożsamości zbieramy tylko tam, gdzie jest to konieczne: przy zawieraniu umowy oraz przy upoważnieniu do odbioru cudzej korespondencji. W obu przypadkach służą wyłącznie potwierdzeniu tożsamości i nie są wykorzystywane do żadnych innych celów.
Rozmowy telefoniczne na nasz numer firmowy są nagrywane. Nagranie służy potwierdzeniu ustaleń poczynionych przez telefon i podnoszeniu jakości obsługi. Jeżeli nie chcesz być nagrywany, skontaktuj się z nami pisemnie.
3. Po co przetwarzamy dane i na jakiej podstawie
| Cel | Podstawa prawna | Jak długo przechowujemy |
|---|---|---|
| Zawarcie i wykonanie umowy: obsługa korespondencji, prowadzenie Panelu Klienta, kontakt w sprawach bieżących | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy | Przez czas trwania umowy |
| Wystawianie faktur i prowadzenie dokumentacji rozliczeniowej | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązek prawny (przepisy podatkowe i o rachunkowości) | 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku |
| Potwierdzenie tożsamości osób podpisujących umowę i odbierających korespondencję | Art. 6 ust. 1 lit. c oraz lit. f RODO — obowiązek prawny i nasz prawnie uzasadniony interes | Przez czas trwania umowy i okres przedawnienia roszczeń |
| Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń, w tym windykacja należności | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes | Do upływu terminu przedawnienia roszczeń |
| Nagrywanie rozmów telefonicznych | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes polegający na potwierdzeniu ustaleń i podnoszeniu jakości obsługi | Nie dłużej niż jest to potrzebne do wskazanego celu |
| Odpowiedź na wiadomość z formularza kontaktowego | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO — Twoja zgoda | Do czasu udzielenia odpowiedzi, a następnie do wycofania zgody |
| Zapewnienie bezpieczeństwa serwisu i przeciwdziałanie nadużyciom | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes | Do 12 miesięcy |
| Analiza ruchu na stronie i pomiar skuteczności reklam | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO — Twoja zgoda wyrażona w oknie zgód | Do wycofania zgody lub wygaśnięcia plików cookies |
Podanie danych jest dobrowolne, ale w zakresie niezbędnym do zawarcia i wykonania umowy — konieczne. Bez nich nie możemy zawrzeć umowy ani świadczyć usługi.
4. Komu przekazujemy dane
Nie sprzedajemy danych i nie udostępniamy ich w celach marketingowych innym podmiotom. Przekazujemy je wyłącznie tam, gdzie jest to potrzebne do świadczenia usługi albo wymagane przepisami.
| Komu | W jakim zakresie |
|---|---|
| Dostawcy infrastruktury serwerowej | Przechowywanie danych i kopii zapasowych |
| Podmiot zapewniający obsługę informatyczną | Utrzymanie i rozwój serwisu oraz Panelu Klienta |
| Dostawca systemu do wystawiania faktur | Dane niezbędne do wystawienia i wysłania faktury |
| Operator telefoniczny | Obsługa połączeń i przechowywanie nagrań rozmów |
| Biuro rachunkowe i doradcy prawni | W zakresie niezbędnym do rozliczeń i obsługi prawnej |
| Operatorzy pocztowi i firmy kurierskie | Doręczanie korespondencji — działają jako odrębni administratorzy |
| Organy państwowe | Wyłącznie na żądanie wynikające z przepisów prawa |
Pełny i aktualny wykaz podmiotów, którym powierzamy przetwarzanie, znajduje się na osobnej stronie: vstrefa.com/podmioty-przetwarzajace.
Część narzędzi, z których korzystamy, może przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Odbywa się to na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską. Szczegóły przy każdym podmiocie w wykazie, o którym mowa wyżej.
5. Twoje prawa
W związku z przetwarzaniem danych przysługują Ci następujące prawa:
- dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii
- sprostowania danych, które są nieprawidłowe lub niekompletne
- usunięcia danych, jeżeli nie mamy podstawy do dalszego ich przetwarzania
- ograniczenia przetwarzania — możesz żądać, żebyśmy wstrzymali przetwarzanie do czasu wyjaśnienia sprawy
- przenoszenia danych, które przekazałeś nam na podstawie zgody albo umowy
- sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie
- wycofania zgody w każdej chwili — wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano wcześniej
Żeby skorzystać z któregokolwiek z tych praw, napisz na kontakt@vstrefa.com. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca.
Jeżeli uznasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem, masz prawo wnieść skargę do organu nadzorczego: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
6. Czy podejmujemy decyzje automatycznie
Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na automatycznym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały. Nie stosujemy też profilowania w tym rozumieniu.
Korzystamy natomiast z narzędzi wspomagających pracę — na przykład do wstępnego rozpoznawania danych z zeskanowanej korespondencji albo do przygotowania szkicu odpowiedzi. Wyniki takich narzędzi zawsze sprawdza człowiek, zanim cokolwiek zostanie wysłane albo zapisane.
7. Pliki cookies
Pliki cookies to małe pliki tekstowe zapisywane w Twojej przeglądarce. Używamy ich w trzech celach: żeby serwis działał poprawnie, żeby zapamiętać Twoje ustawienia oraz — po wyrażeniu zgody — żeby mierzyć ruch i skuteczność reklam.
| Rodzaj | Do czego służą | Czy wymagają zgody |
|---|---|---|
| Niezbędne | Utrzymanie sesji, bezpieczeństwo formularzy, zapamiętanie wyboru języka | Nie — bez nich serwis nie działa |
| Analityczne | Statystyka odwiedzin i sposobu korzystania ze strony | Tak |
| Reklamowe | Pomiar skuteczności kampanii reklamowych | Tak |
Zgodę wyrażasz w oknie zgód wyświetlanym przy pierwszej wizycie. Możesz ją w każdej chwili wycofać, zmieniając wybór w tym oknie albo usuwając pliki cookies w ustawieniach przeglądarki. Ograniczenie plików niezbędnych może uniemożliwić korzystanie z Panelu Klienta.
8. Bezpieczeństwo
Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiadające ryzyku: połączenie z serwisem jest szyfrowane, hasła przechowujemy wyłącznie w postaci nieodwracalnego skrótu, dostęp do danych mają tylko upoważnione osoby, a zakres tego dostępu jest ograniczony do tego, co potrzebne do wykonywania obowiązków.
Wykonujemy regularne kopie zapasowe, w tym kopię przechowywaną poza serwerem. Dostęp do systemów administracyjnych jest ograniczony i rejestrowany.
9. Zmiany polityki
Możemy aktualizować tę politykę, gdy zmienią się przepisy albo sposób działania naszych usług. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod tym adresem, wraz z datą ostatniej zmiany podaną na początku dokumentu.
W przypadku zmian istotnie wpływających na Twoje prawa poinformujemy Cię o nich odrębnie — pocztą elektroniczną albo komunikatem w Panelu Klienta.